Egal ob Geschäftsführer*in, Sicherheitsbeauftragte, HSE-Manager*innen oder HR-Verantwortliche, wer in einem deutschen Unternehmen Verantwortung trägt, sollte wissen, was bei einer Betriebsprüfung auf ihn oder sie zukommt. Dieser Beitrag erklärt, worauf es bei Betriebskontrollen im Arbeitsschutz ankommt und wie Sie sich optimal vorbereiten.
Denn auch der Arbeitsschutz unterliegt Kontrollen. Deswegen werden Unternehmen im Hinblick auf die Arbeitsschutzorganisation von Behörden kontrolliert. Bei einer Betriebsprüfung, auch Betriebskontrolle genannt, wird geprüft, ob die Gesetze, Vorgaben und Regelungen der Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und der betrieblichen Gesundheitsförderung entsprechend umgesetzt werden.
Unternehmer*innen in Deutschland sind dafür zuständig, die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen und ihre Gesundheit zu schützen. Damit das gelingt, gibt es zahlreiche Gesetze, Vorschriften und verschiedene Regeln, an die Arbeitgebende sich halten müssen.
Um die Einhaltung dieser zu sichern, gibt es die Betriebskontrollen. Diese können zu jedem Zeitpunkt durch die entsprechenden Behörden erfolgen.
Seit Beginn des Jahres 2026 müssen laut Arbeitsschutzkontrollgesetz 5 % der Unternehmen in Deutschland nachweislich kontrolliert werden. Das sind deutlich mehr Kontrollen als in den Vorjahren. Deswegen wird es jetzt noch wichtiger, auf einen ganzheitlichen und rechtssicheren Arbeitsschutz zu setzen, und so gut auf Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein.
Berufsgenossenschaften, Regierungspräsidien oder auch stadtspezifische Institutionen wie die LAGetSi in Berlin können standardmäßige Kontrollen jederzeit in jedem Unternehmen ohne speziellen Grund durchführen. Eine Kontrolle wird dabei meist vorher durch die Behörden angekündigt, damit sich der Betrieb auf diese entsprechend vorbereiten kann. Es gibt jedoch auch einige Fälle, bei denen unangekündigt kontrolliert wird.
Betriebsprüfungen können auch situationsspezifisch stattfinden. Dazu gehören beispielsweise begründete Zweifel an der Sicherheit im Unternehmen, die z. B. durch eine konkrete Meldung auffallen oder durch (Beinahe-)Unfälle verursacht werden.
Handelt es sich um Betriebskontrollen ohne konkreten Verdacht, dann werden alle Anforderungen, die für die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden durch die Arbeitgebenden erbracht werden müssen, kontrolliert.
Dazu gehören unter anderem:
Wenn es einen Grund für die Kontrolle gibt, wie eine Meldung, einen Unfall oder eine Berufserkrankung, wird zusätzlich vor allem den Ursachen auf den Grund gegangen.
Betriebskontrollen im Arbeitsschutz werden durch die Berufsgenossenschaften (BG) durchgeführt. BGn sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherungen und für Unternehmen in Deutschland zuständig. Dabei gibt es je nach Branche verschiedene Berufsgenossenschaften.
Kontrolliert werden die Unternehmen mit einem Standort in Deutschland. Dabei sind Branche, Größe und Mitarbeitendenanzahl egal, da jedes deutsche Unternehmen für den Schutz seiner Mitarbeitenden verantwortlich ist.
Bei einer Betriebskontrolle dürfen die Behörden das Unternehmen während des laufenden Betriebs besuchen, auch dann, wenn Geschäftsführer*innen gegebenenfalls nicht selbst vor Ort sind. Es dürfen Dokumentationen angefordert werden und betriebliche Unterlagen eingesehen werden. Dazu gehören Unterweisungsnachweise, Nachweise über arbeitsmedizinische Vorsorgen und Eignungen, Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen (GBUs) etc. Auch Arbeitsverfahren und -abläufe, Arbeitsmittel und sogar die persönliche Schutzausrüstung (PSA) der Mitarbeitenden dürfen untersucht werden. Zusätzlich dürfen Messungen von Temperatur, Lärm oder Vibrationen vor Ort durchgeführt werden.
Hier zählt es, einen guten und rechtssicheren Arbeitsschutz zu haben, sondern vor allem auch gut vorbereitet zu sein, für den Fall einer Kontrolle. Da Kontrollen meist vorher angekündigt werden, lässt sich das gut umsetzen.
Sie sollten vor allem offen und hilfsbereit in das Gespräch gehen. Prüferinnen kontrollieren nicht, um Strafen zu verhängen, sondern um die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden zu sichern. Ein guter Start weckt Vertrauen und stimmt Kontrolleurinnen positiv.
Der oder die Geschäftsführerin sollte anwesend sein und unterstützt werden durch Betriebsarzt oder Betriebsärztin, Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), Vertreterinnen des Betriebsrats und zuständige Sicherheitsbeauftragte.
Es hilft, wenn sie eine gute Dokumentation pflegen und so bei einer Kontrolle die geforderten Unterlagen direkt vorlegen können und einen Raum bieten können, wo diese in Ruhe angesehen werden können.
Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte vor dem Prüfungstermin ein letzter interner Check durchgeführt werden. Hier kann ein Rundgang stattfinden oder eine interne Begehung, um Mängel frühzeitig festzustellen und beheben zu können.
Wenn bei einer Betriebsprüfung Mängel festgestellt werden, werden diese in einem Protokoll niedergeschrieben. Hier wird neben der genauen Beschreibung des Verstoßes auch die verantwortliche Person für die Beseitigung und eine Frist festgeschrieben. Es empfiehlt sich als Unternehmen, ein eigenes Protokoll zu schreiben, um alle Absprachen im Auge zu behalten.
Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, Maßnahmen zur Mängelbehebung sofort einzuleiten und diese ebenfalls zu dokumentieren und zu überprüfen.
Bleiben die Mängel jedoch bestehen und/oder das Unternehmen zeigt sich unkooperativ, dann kann das Folgen haben. Berufsgenossenschaften können Maßnahmen verhängen wie beispielsweise:
Die Schwere der Strafen richtet sich nach der Art des Vergehens. Die Höhe von Bußgeldern richtet sich beispielsweise nach der Schwere des Vergehens und kann je nach Verstoß mehrere Tausend Euro betragen. Stilllegungen finden nur bei schweren Sicherheitslücken statt und werden nach Umsetzungen von entsprechenden Maßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmenden wieder freigegeben. Trotzdem kann es auch durch Teilstilllegungen zu erheblichen Ausfällen und hohen Kosten kommen.
Wer gut vorbereitet ist und einen entsprechenden Arbeitsschutz im Unternehmen implementiert, braucht keine Angst vor Betriebsprüfungen zu haben, egal ob angekündigt oder unangekündigt. Stellen Sie deswegen immer sicher, dass Ihre Dokumentation lückenlos ist, und kontrollieren Sie regelmäßig Maßnahmen, die anhand der GBUs umgesetzt worden sind.
Sollte doch ein Verstoß festgestellt werden, drohen in der Regel nicht direkt Strafen, wenn die Beseitigung umgehend und ohne Umstände umgesetzt wird.
